Vermeiden Sie Terminzwänge
Softwarevendoren versuchen, aufgrund ihrer eigenen Quartalsszyklen die Zeit für sich arbeiten zu lassen. Manchmal verzögern sie, manchmal machen sie es dringend. Stellen Sie zunächst Ihren eigenen Fahrplan auf und hinterfragen Sie die Fristen des Vendors. Dazu braucht es auf Ihrer Seite eine gute Übersicht über Ihren Bestand und eine vorausschauende Planung. Nehmen Sie sich Zeit für eine gründliche Analyse! Kommunizieren Sie vielmehr azyklisch und machen Sie eigene Vorstellungen geltend, die den Vendorenfahrplan in Frage stellen.
Kontrollieren Sie die Kommunikation
Eine effektive Verhandlungsführung duldet keine Maulwürfe. Etablieren Sie deshalb eine klare Direktive für den Informationsaustausch mit dem Vendor und geben Sie die Verhandlungslinien immer nur von einer Stelle vor. Eigene Pläne sollten nicht in der internen, sondern nur in einer speziell aufbereiteten Form weitergegeben werden, die ihrer Taktik entspricht. Der Vendor soll seine Chance sehen, er braucht aber nicht Ihre ganze Intention zu kennen.
Lesen Sie die Absichten Ihres Lieferanten
Jedem Beschaffungszyklus entspricht auf der Lieferantenseite eine Erwartungshaltung. Über diese sollten Sie sich frühzeitig Klarheit verschaffen. Oft kann man anhand von Nebenbemerkungen oder durch geschicktes Nachfragen diese Erwartungshaltung erkunden. Hat man sie verstanden, so kann man diese durch eine schlüssige, die eigenen Zwänge widerspiegelnde Argumentation reduzieren. Mit diesem zusätzlichen Verhandlungsspielraum können Sie die Balance von Volumen und Rabattierung einfacher optimieren.
Variieren Sie Ihren Bedarf
Sie bestimmen Zeitplan und Bedarfsmenge, wohingegen Ihr Vendor Rabatte und sonstige Vergünstigungen in der Hand hat. Identifizieren Sie die signifikanten Produkte und stellen Sie Gründe dar, mit denen die Bedarfe reduziert oder wieder erhöht werden können. Mit den Variationen werden Sie feststellen, dass Sie weniger Rabatt einbüßen, als Sie in Menge reduzieren. Lassen Sie auch immer etwas Bedarf ‚in Reserve‘, damit Sie auch nach dem Lizenzkauf noch Verhandlungsmasse haben.
Gestalten Sie den Audit pro-aktiv
Es ist nicht einfach, die komplexen Lizenzregeln immer korrekt umzusetzen. Sie sollten daher Ihr Haus in Ordnung halten und durch regelmäßige Überwachung der Lizenzverwendung dem Vendor das Gefühl geben, dass Ihnen so leicht kein Compliance-Verstoß unterläuft. Nutzen Sie auditprotect und legen Sie die Problemlösung in die Hände von Profis im Softwarerecht und Lizenzoptimierung. Diese kennen die ausführlichen Definitionen zur Anwendung von Compliance-Tools und prüfen die Grundlagen für eine Vermessung von mehreren Seiten.
Bauen Sie ungenutzte Lizenzen ab
Es gibt immer einen Lizenzüberschuss, weil der Vendor für große Abschlüsse bessere Preise gewährt. Verfolgen Sie deshalb immer den aktuellen Überhang und schmelzen Sie ihn ab, entweder durch Lizenztausch oder durch Zweitverwertung am Gebrauchtmarkt. Achten Sie daher stets auf die Fortschreibung der Lizenznutzung und sorgen Sie bei Unterschreitung einer Mindestnutzung für die Entsorgung bzw. die Rückführung von Lizenzrechten in den internen Pool. Und äußern Sie stets Unmut über die unnötigen Kosten von Lizenzüberhang, das stärkt Ihre kommende Verhandlungsposition.
Kenne ich die Fakten?
Eine gute Marktkenntnis hilft, die eigenen Chancen bei der Beschaffung von Lizenzen auszuschöpfen. Detailwissen ist allerdings durch weit- reichende Vertraulichkeitsklauseln schwer zu erhalten. Deshalb arbeitet Doctor-License eng mit der Internetplattform License12 zusammen, die in Bezug auf die großen Vendoren Surveydaten bereithält. Auf dieser Basis werden neue Hebel gefunden.