Die meisten IT-Manager mögen keine Audits. Besonders im Falle von Softwareaudits, weil diese leicht hohe, unerwartete Verbindlichkeiten aufwerfen können, wenn Sie keine gute Kontrolle über die tatsächliche Verteilung oder Verwendung haben. Man kann den Stress allerdings durch auditprotect, der Kombination von Rechts- und Lizenzberatung deutlich reduzieren.

Das Beratungsbündel entfaltet durch folgende Einsichten seine Wirkung:

1. Abklärung der rechtlichen Zulässigkeit und Reichweite von Audit- Klauseln im Softwarevertrag

2. Delta-Analyse zur inhaltlichen Korrektheit des Audit-Ergebnisses:
Rechtlich eingeräumter Lizenzumfang – Tatsächliche Nutzungspraxis

3. Aufdeckung von Fehlern in der Anspruchsbegründung der Gegenseite

4. Erfassen der relevanten Fakten und Streitpunkte, Analyse der Diver-
genzen in den strittigen Positionen

5. Überprüfung der Preisberechnungen der Gegenseite und deren Be-
rechtigung

6. SWOT-Analyse zur Identifizierung und Bewertung der bisherigen Position des Anwender-Unternehmens, sowie der Schwachstellen mit ihren Konsequenzen

7. Ausloten von Spielräumen und De-Eskalationsmöglichkeiten

8. Aufdecken von etwaigen Beratungsfehlern seitens der Gegenseite

9. Antizipieren des Worst-Case-Scenarios sowie der resultierenden rechtlichen und geschäftlichen Auswirkungen, inklusive Handlungs-optionen und Auffangpositionen („Plan B“)

10. Mitwirkung bei Koordination der internen und externen Kommunikationswege und –strategien

11. Positionierung gegenüber der Gegenseite:

• Präzise Stellungnahmen gegenüber Gegenseite in Abstimmung mit Anwender-Unternehmen
• Erstellung von Argumentationsleitfaden zur Strukturierung der Verhandlungsführung
• Verhandlungen mit Audit-Team der Gegenseite in Telefon-konferenzen und persönlichen Meetings

12. Review des finalen Lösungsmodells zur Qualitätssicherung, bereits mit Weichenstellungen für künftige Software-Audits

Hilfreich ist auch die eigene, pro-aktive Herangehensweise, die Planung des Audits lange bevor er durchgeführt wird, um folgende Governance für Softwareaudits zu etablieren:

• Vereinbaren Siemindesten 45 Tage Frist nach der Ankündigung eines Audits
• Vereinbaren Sie eine Ruhezeit für diese First, solange Sie mit wichtigen anderen Aktivitäten (z.B. Upgrades, Merger, kritische Projekten die Sie ohne die für einen Audit notwendigen Resourcen nicht durchführen können) beschäftigt sind
• Verlangen Sie Einsicht in die Mess-Methodik, damit Sie vorab prüfen können, ob die entsprechenden Parameter auch korrekt gesetzt sind
• Lassen Sie sich vor Beginn der Audit-Vorbereitungen bestätigen, dass Sie abschließend eine verbindliche Aussage zur Compliance (Zertifikat!) erhalten werden
• Regeln Sie die Beseitigung von unverschuldet entstandenen Non-Compliance Situationen, damit Ihnen der Nachkauf zu fairen Bedingungen ermöglicht wird (z.B. nicht schlechter als der Durchschnitt der letzten zwei Beschaffungen).