4HANA transparent

Peter Wesche March 28, 2022

Das Ende des Regelsupport für SAP’s Business Suite 7 verlangt allen SAP-Anwendern viel ab. Nicht nur, dass eine Vielzahl von produktiven Instanzen in einer planvollen Sequenz auf HANA-Instanzen migriert werden müssen. Auch die Lizenzkosten verdienen eine genaue Analyse, wenn die Vertragsumstellung nicht in einer bösen Kostenfalle enden soll.

Üblicherweise kann man von SAP ein Migrationsangebot anfragen, aber zur Schaffung der nötigen Transparenz gibt es jetzt eine Alternative: Doctor-License bietet ab sofort den Service exploreS/4 an, der innerhalb von 2 Wochen für wenig Geld eine vollständige Bestandsanalyse inklusive der Abbildung auf die entsprechenden S/4-Lizenzprodukte zur Verfügung stellt: ExploreS4v2_comp

exploreS/4 erzeugt auf Basis des aktuellen Lizenzbestands in Verbindung mit der SAP-Systemdokumentation eine Liste aller Nutzungsrechte, die der Kunde aufgrund seiner Lizenzkäufe in Business Suite 7 akkumuliert hat. Auch die Sonderrechte bisheriger Vereinbarungen, sowie die erworbenen Rechte zur indirekten Nutzung der Software werden aufgeführt. Das Ergebnis, die leicht verständliche ContractMap, wird in einem zweiten Schritt Grundlage der TargetMap, welche die S/4HANA-Lizenzprodukte der aktuellen Preisliste in den entsprechenden Mengen ausweist.

Eine unmittelbare Konsequenz dieser Gegenüberstellung ist die Fähigkeit, die Eckpunkte einer S/4-Stückliste bereits vor der Anfrage an SAP selbst zu ermitteln und die Stellschrauben für eine Lizenzoptimierung schon im Vorfeld an Hand zu haben.

Der eigentliche Clou von exploreS/4 liegt aber im Vergleich der Nutzungsrechte, der aus der neuen S/4HANA-Dokumentation abgeleitet wird und dem Anwender detailliert aufzeigt, welche Verschiebungen an Nutzungsrechten aus diesen Quellen abgeleitet werden können. Die Fachabteilungen können auf dieser Basis die Auswirkungen genau evaluieren, sodass der Einkauf in der Verhandlung entsprechend gegensteuern kann, bevor das Kind in den Brunnen fällt.

Will man tiefer gehen und auch die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Verhandlungen absichern, so eröffnet die Kooperation auditprotect von Doctor-License mit den Rechtsanwälten BLC den gewünschten ‘Flankenschutz’ durch die einschlägigen Handhabungen des Urheber- und Softwarerechts. Diese Kooperation hat sich in der Vergangenheit bereits vielfach bei der Bewältigung von Audit-Forderungen bewährt.

Vorsicht Projektvertrag: Softwarekauf und Integrationsprojekt sorgfältig trennen und einzeln verhandeln

Peter Wesche February 1, 2019

Vor allem im Mittelstand ist es sehr verbreitet, seine ERP-Lösung von einem Systemhaus inklusive der Implementierung zu beziehen. Angeboten wird daraufhin ein Gesamtvertrag, der in mehreren Kapiteln die Projektdurchführung beschreibt, die erforderlichen Lizenzen in einem Anhang kurz auflistet und dabei die AGB und Wartungsbedingungen des Vendors nur als Link referenziert. Das erscheint auf den ersten Blick plausibel, weil man sich auf die Umsetzung fokussiert. Das Verfahren birgt aber ein großes Risiko bei der Verhandlung des Softwarelizenzvertrags:

Wichtige Themen, wie Lizenzrabatte, Wartungsdetails, Auditklauseln und Lizenznutzungs- und übertragsrechte werden vernachlässigt!

Was ist zu tun?

Bereits bei der Auswahl der Lösung (z.B. SAP) und der Branchenausprägung über das Systemhaus sollte man sich über die Vertragsgestaltung vorab informieren, und zwar in Form eines typischen Blankovertragswerks. Dieses hat jedes Systemhaus vorrätig.

Das Template gibt man dem Justitiar oder dem Fachanwalt für Vertrags- und Urheberrecht mit dem Ziel, alle werthaltigen Vereinbarungen sorgfältig in die Einzelteile zu zerlegen:

Allgemeine Beschreibung des Vertragsziels
Beschreibung des Beraterteams
Projektleitung mit Verantwortung und Struktur
Weg vom Sollkonzept zur Lösung, mit Milestones und Abnahmen
Lizenzstückliste auf Basis der Nutzergruppen und notwendigen Funktionalitäten
Lizenzangebot mit Erstkondition und Nachkaufkondition
Wartungsangebot mit SLA und inkludierten Funktionsupgrades
Projektkontroll-Governance inkl. Eskalationsverfahren
Behandlung von Change-Requests
AGB des Systemhauses und des Software-Vendors

Für nötige Verhandlungen der Punkte 5-7 werden in der Regel Genehmigungen des Softwarevendors erforderlich, auf die der Auftraggeber frühzeitig hinweisen sollte, damit Integrationspartner bzw. Systemhaus nicht vor dem Vertragsabschluss auf Zeit spielen und die Regelungen vertrösten. Konkret sollte der Auftraggeber folgende Überlegungen in die Softwarevertragstexte einfügen:

Beginn der Wartung (Lieferung oder Go-Live?)
Bestätigung der vollumfänglichen Nutzungsszenarien durch die vorgeschlagene Lizenz-Stückliste
Kostenloser Austausch von Lizenzen, die sich im Projekt als untauglich erweisen, mit Preisanpassungsklausel
Inklusion von Funktionsupgrades bei regulatorischen Änderungen durch den Gesetzgeber
Regelungen des Lizenzportfolios bei End-of-Life/Ersatzprodukten
Vereinbarung der Art und Häufigkeit der Lizenzvermessung

Weiterer Regelungsbedarf und die juristische Aufarbeiten der Projektthemen sind im gebührenfreien Projektleitfaden von auditprotect zu finden:

DOWNLOAD

Neues SAP-Lizenz- und Preismodell: Lohnt sich der Umstieg?

Peter Wesche November 12, 2018

Mit einigem publizistischen Aufwand hat SAP im April 2018 die Lizenzierung von bestimmten Nutzungsszenarien ihrer Software verkündet: Es sollte ein langjähriger Streit mit der SAP Anwendergemeinde zum Reizthema „Indirekte Nutzung“ beigelegt werden.

Grund für neues Modell: Vertrauensdefizit bei „Indirekte Nutzung“

Im Schwerpunkt adressiert das Modell das konfliktträchtige Thema „Indirekte Nutzung“ der SAP-Software. Dabei ist die Frage, ob für Nicht-SAP-Nutzer von angebundenen Drittsystemen ebenfalls SAP Lizenzen erforderlich sind, wenn diese Nutzer – also indirekt über das Drittsystem – auf das SAP ERP-System zugreifen. Eine solche indirekte Nutzung kann sowohl manuell seitens einer natürlichen Person ausgelöst werden (Human Access) wie auch automatisiert als Digital Access von irgendeinem Gerät / Maschine im Rahmen des IoT (Digital Economy).

SAP Hosting data center Source: SAP SE

Für derartige Nutzungen hat SAP bisher die Anschaffung von User-Lizenzen nach unterschiedlichen Modellen verlangt (z.B. Platform User). Das hat oft zu unangemessenen Härten, zu Schieflagen im Leistungsäquivalent und zu Vertrauensbelastungen bzgl. SAP als Geschäftspartner geführt. Beim SAP Audit (Lizenzprüfung) ist nämlich manches Anwenderunternehmen völlig überraschend mit fehlender Software License Compliacne und hohen Nachforderungen konfrontiert worden.

Für den direkten Zugriff einer Person (‚Human Access‘) auf das SAP-System soll es bei der herkömmlichen User-basierten Lizenzierung bleiben.

Was ist neu? Jetzt Zahlung nach Business Outcome

Nach dem neuen Modell will SAP ihr Vergütungsinteresse bei indirekter Nutzung nicht mehr zugriffsbezogen, sondern ergebnisabhängig im Sinne von Wertschöpfungskomponenten realisieren (business outcome). Neun typische Leistungsergebnisse, die Anwender mit dem SAP-System üblicherweise für ihre Geschäftsabläufe generieren, bilden die Anknüpfungspunkte für Lizenzgebühren. Es geht um die Benutzung des SAP-Systems für das Kreieren von folgenden neun SAP-Belegen („documents“):

Sales Order
Invoice
Purchase Order
Service Order & Plant Maintenance
Production Orders (Manufacturing)
Quality Management
Time Management
Material Document
Financial Document.

Wie wird abgerechnet?

Die Herstellung darüber hinausgehender Dokumententypen sollen – jedenfalls nach bisheriger Darstellung – nicht vergütungspflichtig sein. Zudem soll lediglich das initiale Generieren eines der neun gelisteten Belege eine Vergütung auslösen, nicht zusätzlich das Entstehen weiterer Belegtypen, die im Anschluss an die Erst-Generierung als Folge der weiteren Verarbeitungsschritte resultieren.

Beispiel

Ein initiales Auftragsdokument (etwa Sales Order) entsteht vergütungspflichtig, jedoch sollen die in der Folge für diesen Vorgang produzierten Belege, z.B. Auftragsänderung, Lieferung oder Invoice gemäß gegenwärtiger SAP-Darstellung vergütungsfrei sein. Ebenfalls vergütungsfrei sind auch spätere Zugriffe für Lesen, Updaten oder Entfernen des Primärdokuments. Dabei soll es unerheblich sein, wie viele Drittprogramme, Bots oder Internet Services auf diese Informationen zugreifen oder wie oft diese geändert werden.

SAP kündigt an, die neun gelisteten Belegtypen je nach ihrem wirtschaftlichen Wert vergütungsmäßig unterschiedlich zu gewichten und Mengendiscounts zu gewähren je nach der Anzahl vergütungspflichtig hergestellter Initialdokumente. Zusätzlich wird das Verfahren dadurch kompliziert, dass für manche Belegtypen nicht der Beleg, sondern jede Position des Belegs zählrelevant ist.

Beispiel

Bei einer Bestellung wird jeder gekaufte Artikel einzeln gezählt. Nach bisheriger Verlautbarung will SAP die vergütungsrelevanten Mengen in 12-Monats-Perioden messen und abrechnen. Demnach wäre die Metrik für dieses Lizenzmodell die Anzahl Belege bzw. Belegpositionen pro Jahr.

Für wen gilt das neue Modell?

Das neue Modell gilt für Neukunden. Für Bestandskunden sollen drei Möglichkeiten offenstehen:

Sie können unverändert im bisherigen Modell verbleiben.
Zwecks Erledigung/Neugestaltung des Konfliktthemas „Indirekte Nutzung“ können sie für diesen Aspekt auch ihre Lizenzen auf das neue Modell migrieren und im Übrigen im bisherigen Vertragskonstrukt bleiben (Vertragsänderung mittels Addendum). Das soll unter teilweiser Anrechnung („up to 100% credit for their prior investments“) ihrer bisher getätigten Lizenzinvestitionen geschehen. Hierbei entstehen komplexe Bewertungsfragen mit Blick auf eine kommerziell akzeptable Leistungsäquivalenz.
Diese Fragen stellen sich auch bei der dritten Option der Bestandskunden, nämlich dem vollständigen Umstieg von SAP-ERP auf S/4HANA (Contract Conversion).

Wie wird im License Audit vermessen?

Nach dem Konzept von Sender und Empfänger: SAP basiert die Vermessungstechnik auf der Identifikation von sendenden und empfangenden Systemen. Damit sollen Belege bzw. deren Generierungsquellen aus Digital Access unterscheidbar werden von solchen, die durch natürliche User im Wege des Human Access entstehen. Dabei können nach dem neuen SAP Digital-Access-Modell Lizenzierungserfordernisse auf beiden Systemseiten entstehen. Diese Systeme können SAP-Systeme wie auch Drittsysteme sein. Laut SAP werden seit August 2018 die Sender von automatisierten Zugriffen mit Identifiern ausgestattet, während die Empfänger (das buchende SAP-System) Anfang 2019 solche Identifier erhalten.

Vorläufige Bewertung

Unter kommerziellen Gesichtspunkten und aus dem Blickwinkel einer fundierten Lizenzberatung besteht bei den eingeräumten Optionen für Vertragsumstellungen die Gefahr einer Unterbewertung der bisherigen Investitionen zulasten des Anwenderunternehmens. Manches angeblich „Neue“ könnte auch nur in der Gestalt einer Neuverpackung durch Rebundling oder Renaming daherkommen. Ob eine geänderte Metrik für jedes Unternehmen besser ist, steht in Frage. Gerade bei den zahlreichen individuellen Vertragsverhandlungen zwischen SAP und änderungswilligen Anwenderunternehmen, die aufgrund des neuen Modells absehbar sind, ist dies anzuraten: Eine absichernde Unterstützung für eine vorteilhafte Neuorientierung durch Expertise von außen (Lizenzberater, Rechtsanwalt IT-Recht).

Audit-Abläufe / Compliance Prüfung jetzt fair?

Skepsis ist auch angebracht mit Blick auf die verlautbarte Absicht von SAP, gleichzeitig mit dem neuen Modell Verbesserungen in der Kundenbeziehung zu adressieren. Eine häufig diskutierte Quelle der Vertrauensbelastung ist die geschickt ausgespielte Arbeitsteilung zwischen den Funktionen Audit und Sales, die den Anwender teils mit zunächst zweifelhaften Vorwürfen der Non-Compliance in die Zange nimmt:

Dass Audits oft als zweiter Vertriebsweg und willkommene Steilvorlage für den Account Manager fungieren, hat RA Robert Fleuter separat dargelegt, s. https://www.silicon.de/41667139/software-lizenz-audits-auswege-aus-der-falle/ .

Es ist zu bezweifeln, dass die unglückselige Interessenidentität zwischen Audit- und Vertriebsorganisation, die zulasten des Anwenders am gleichen Umsatzstrang ziehen, mit dem neuen Modell ein Ende hat. Zwar annonciert SAP die organisatorische und verfahrensmäßige Separation von Audit und Sales als unabhängige Funktionen. Angeblich soll künftig nur eine global aufgestellte Audit-Einheit für die Einhaltung von License Compliance – unter Abkopplung des Vertriebs – zuständig sein. Anwenderunternehmen sollen zudem mittels neuer Vermessungstools von SAP in die Lage versetzt werden, auf einfache Weise jederzeit Überblick und Kontrolle über ihre Lizenzsituation zu erhalten.

Aber es wird doch auch künftig eine im Audit festgestellte Unterlizenzierung durch Zukauf, Migration oder andere Maßnahmen auszugleichen sein. Da setzt naturgemäß der Vertrieb wieder an. Und je mehr Findings und Vorwürfe das SAP Audit bringt, desto besser sind die Spielräume für den Vertrieb. Eine Interessenidentität liegt einfach in der Natur der Sache:

Zuerst schmerzhafter Compliance-Vorwurf durch Audit, dann Erlösung vom Schmerz durch „günstige“ kaufmännische Sales-Lösung. Ob das neue Modell Milderungen bringt, bleibt abzuwarten.

Empfehlung für Software License Compliance beim Anwender

Zwar ist das neue Modell noch nicht voll im Detail definiert und stringent in der breiten Praxis umgesetzt, aber dies läßt sich sagen: Generell müssen Methoden und Verfahren im Software-Audit für Anwenderunternehmen von vornherein transparent und verständlich sein. Einseitig von SAP geänderte und verschärfte Maßnahmen oder Verfahren sollten nicht bedenkenlos mit dem verharmlosenden Verweis auf „SAP-Standardverfahren“ praktiziert werden.

In jedem Fall ist es ratsam, vor der nächsten Vermessung von SAP eine verlässliche Auskunft darüber zu verlangen, inwieweit das Verfahren im Software Audit neue bzw. andere Maßnahmen beinhaltet und zusätzliche Nutzungstatbestände berücksichtigt. Konkret sollten Anwender die spezifische Dokumentationsänderung zur Vermessungstransaktion USMM anfordern. Unternehmen sind in der Lage, sich im Interesse ihres Risikomanagements bei License Compliance für den unerwarteten Ernstfall wirksam vorzubereiten, um unangemessene Audit-Maßnahmen sofort mit den richtigen Reaktionen zu parieren.

Im Zweifelsfall kann eine Audit-Beratung durch Experten im Lizenzmanagement und Softwarerecht Vorteile bringen, damit das Unternehmen nicht unberechtigterweise mit neuen Anforderungen und Vorwürfen bzgl. Software License Compliance konfrontiert wird. Nicht zuletzt ist ein spezieller fachlicher Blick von Lizenzberater und Anwalt Lizenzrecht/Softwarerecht in die vertraglichen Bestimmungen des gesamten Lizenzportfolios erforderlich und nützlich.

auditprotect: Software-Kostenkontrolle mit weniger Stress!

Peter Wesche June 20, 2015

See short English section at the bottom of the page!

Jeder Software-Audit löst beim Anwenderunternehmen Stress aus. Weshalb?

Der Audit kommt von außen mit Prozessen, die nicht Teil der eigenen IT-Routinen sind.
Die Durchführung des Audits erfordert ungeplante, gesonderte Ressourcen.
Er untersucht Systemzustände bzw. -eigenschaften, deren Zusammenhänge vorab nicht transparent sind.
Er verknüpft Informationen aus sehr verschiedenen Bereichen (Einkauf, IT-Services, User-Administration, Server-Administration, etc.).
Die Rechtsgrundlagen für verlangte Audit-Maßnahmen sind oft zweifelhaft.
Die finanziellen Folgen mangelnder Software-Compliance überfordern häufig das Budget.

Ständige Veränderungen in der Nutzungsweise und der Vergütung von Software haben bisher eine allgemeinen Lösung des Software-Compliance Themas verhindert. Die Folge dieses ungelösten Problems ist ein bislang unüberschaubares finanzielles Risiko. Eine vorsorgliche Überlizenzierung ist lediglich eine teure und unsichere Scheinlösung, welche die Shareholder nicht nachvollziehen können.

Wie können also die Audit-Stressfaktoren verringert werden?

Die Antwort ist nicht überraschend: Alle Faktoren müssen einheitlich optimiert werden, und zwar für alle Beteiligten.

Hierzu gehören nicht nur die Hauptbeteiligten, die unmittelbaren Repräsentanten des Softwarelieferanten und des Anwender-Unternehmens. Es gilt vielmehr, die zahlreichen Fachleute in beiden Lagern einzubinden, also die Mitwirkung des Lizenzgebers ebenso zu fordern wie die Bereitstellung der Faktenlage durch die Verantwortlichen auf der Anwender-Seite. Und es gilt, Verhältnismäßigkeit an die Stelle eines Machtspiels zu setzen. Denn die Versuchung für den Lizenzgeber ist groß, Vermessungsergebnisse einseitig zu seinen Gunsten zu interpretieren. Immerhin hat er durch seine technische Support-Kompetenz ein für den Softwarebetrieb wesentliches Pfand in der Hand. Wie die Praxis zeigt, bedarf es für eine beidseitig förderliche Audit-Abwicklung eines starken Regimes, eines äußeren Zwangs, dem sich die Beteiligten anschließen können: kompromisslose Sachkompetenz. Der Schlüssel liegt also in der interdisziplinären Handhabung der Abläufe als eine von beiden Seiten respektierte Basis.

Diesem Kalkül wird auditprotect gerecht, eine Kooperation von Lizenz- und Rechtsberatung für Software. Sie stellt ein Beratungspaket als umfassende und interdisziplinäre Leistungen zur zeitnahen Lösung bei Software-Audit-Konflikten und Lizenz-Optimierungsvorhaben bereit. Dabei sorgt die mehrdimensionale Analyse der inhaltlichen und rechtlichen Faktenlage für eine zeitnahe Aufklärung und anschließenden Aufbau von Handlungsoptionen, die eine gute kaufmännische Lösung als Ziel haben. Kürzlich erfolgreich abgeschlossene Projekte haben genau zu diesem Ziel geführt. Der Meta-Prozess adressiert die Problemstellung je nach Sachlage:

1. Unmittelbare Problematik bei bereits begonnenem Audit (Quick Response):

2. Mittelfristige Optimierung zur Abwendung von potenziellen Complianceproblemen (Best Invest):

Auch wenn es in der Umsetzung manchmal mehrerer Iterationen bedarf, das Ziel ist die De-Eskalation und die Verhandlung mit dem Lizenzgeber auf Augenhöhe. Die Leistung wird branchen-übergreifend gegenüber dem Anwender-Unternehmen erbracht. Nähere Details in folgenden Fact-Sheets:

auditprotect_L12_flyer_QR_DE (Quick Response)

auditprotect_L12_flyer_BI_DE (Best Invest)

Referenzen sind auf Anfrage erhältlich, näheres zur Rechtsberatung unter .

For english references, see:

auditprotect_L12_flyer_QR_EN (Quick Response)

auditprotect_L12_flyer_BI_EN (Best Invest)

SAP Deutschland beschränkt den Nachkauf von Limited Professional Nutzern

Peter Wesche June 16, 2015

Ein kürzlich verschickter Brief an fast alle Anwender-Unternehmen in Deutschland und Österreich lässt die Kunden aufhorchen:

Es geht um die Versagung der Nachkaufmöglichkeit für SAP Application Limited Professional User und SAP Business Suite Limited Professional User, soweit deren Nutzungsrechte in den jeweiligen Softwarebestellungen nicht ‘ausreichend’ präzisiert wurden. Die betroffene Userkategorie war mit der Neuausgabe der Preisliste im Juli 2014 für Neugeschäfte gänzlich gestrichen worden und war bisher für existierende Kunden im Rahmen des Zukaufs ‘more of the same’ nach wie vor beziehbar.

Historie

Die Nutzerkategorie Limited Professional (‘LPU’) war bisher für viele Unternehmen sehr attraktiv, um Gelegenheitsnutzer oder Nutzer mit einem eingeschränkten Zugriff auf wenige Transaktionen vom doppelt so teueren Professional User abzugrenzen. Gleichzeitig bot diese preiswerte Kategorie dem SAP-Vertrieb die Möglichkeit, Firmen mit kleinerem Budget für die SAP-Nutzung zu gewinnen. Eine seit 2001 gültige Regel, nach der die Anzahl von Limited-Professional-Nutzer nur maximal 15% der Professional-Nutzer betragen durfte, wurde in der Praxis häufig verletzt oder wegverhandelt. 2011 wurde die Grenze auf 50% angehoben, was der Praxis eher entsprach.

Über die Jahre prägte sich in der Preisliste eine immer größere Anzahl von Spezialusern auf, die mit über 17 Sonderkategorien in der Preisliste 2013 ihren Höhepunkt erreichte. Die Definition der Nutzerkategorie in der Preis- und Konditionenliste (‘PKL’) der SAP wurde fast jährlich angepasst. Die unklaren Verhältnisse führten zu Nachfragen und zum Verdruss der Kunden.

Unklarheiten beseitigen, aber wie?

Fristsetzung zur Änderung bestehender Verträge?

Nun fordert die SAP als Voraussetzung für den weiteren Bezug von Limited-Professional-Nutzern, dass der Kunde eine Ergänzung seines Lizenzvertrags vornehmen muss, mit dessen Hilfe die allgemein gehaltene Definition der Nutzerkategorie auf konkrete Szenarien eingeschränkt wird. Darf ein Lizenzgeber eine Nachkaufmöglichkeit einschränken, die ja immerhin wesentlich zum Erhalt der Software-Compliance sein dürfte?

Was bedeutet dies?

Bisher konnte das Anwender-Unternehmen bei neuen Nutzerrollen nach Gutdünken handeln, wenn es um die Zuordnung der erforderlichen Nutzerkategorie ging. Nun sollen bestehende Verträge auf den Prüfstand und angepasst werden. Dazu wird die seit 2009 in der PKL formulierte Regel, der LPU müsse in seinen Nutzungsrechten definiert sein (“Im Vertrag müssen die eingeschränkten Nutzungsrechte dieser Limited-Professional-Nutzer definiert sein”). Neben der rechtlichen Frage der Zulässigkeit einer solchen Forderung nach Vertragsanpassung steht die Frage im Raum, ob überhaupt geklärt ist, in welcher Form eine solche Definition sinnvoll, akzeptabel oder als Eingriff in längst begebene Rechte zu verstehen ist. Es fehlt nämlich an der Norm, die eine ‘ausreichende’ Definition begründen würde.

Wie sollte das Anwender-Unternehmen reagieren?

Soweit es die rechtliche Dimension dieses Vorgangs betrifft, sei die Bewertung und das Verfahren den rechtsberatenden Berufen anheim gestellt. In der Rolle als Vertragspartner sollte man sich eine Fristverlängerung ausbedingen, um den Vorgang überhaupt korrekt zu behandeln. So hat z.B. Rechtsanwalt Dr. Robert Fleuter (www.b-l-c.com) ein pragmatisches Vorgehen entwickelt, sich kurzfristig den Rücken freizuhalten. Grundsätzlich bietet die Aufforderung von SAP auch einen positiven Hebel, wenn der User-Mix der Vergangenheit als unpassend oder zwanghaft empfunden wurde. Jetzt ist nämlich der ideale Zeitpunkt, die ‘SAP-Extensions’ zu nutzen und einen Eintausch von User-Lizenzen vorzubereiten. Wenn SAP ‘tabula rasa’ wünscht, sollte auch der Kunde seinen Vorteil dabei haben.

Innovative Price Benchmark attracts savvy software customers and consultants

Peter Wesche October 23, 2014

While extending their offering to more vendor coverage, License12® sheds new light to the year-end vendor talks or actual software procurement negotiations. The price-benchmark data base has been enriched with 40% more data and is now capable to deliver crucial comparisons for the leading software vendors. Based on customer context data, the analysis can be derived ad-hoc. To attract even more customers, License12 has disclosed a special offer: Until Christmas, the access and use of ‘QuickBenchmark®’, the ‘light’ version of the License12® price benchmark without a full contract scan, will be free of charge for new customers and prospects. What does this mean for you?

Part of QuickBenchmark: Intuitive graphics

Customers can experience QuickBenchmark® in production without cost and gain an understanding of License12 Benchmarks.
They may perform peer comparisons with current proposal data and check if there is room for further negotiations.
They can register for a personalized sand box, filled with demo data, to test the extended functionalities associated with contract data, in particular the analytics of ContractCompass®.

Gaining acces to the benchmark is quite easy: A button on the homepage License12 leads to short peer selection and generates a PDF that is sent to the requester’s eMail with all relevant contextual information! There is further information on the Q&A of QuickBenchmark®.

Neuartiger Preisbenchmark attraktiv für aufmerksame Kunden und Berater

Peter Wesche

Mit der Ausweitung Ihres Angebots auf weitere Vendoren setzt License12® neue Zeichen für die Jahresendgespräche oder aktuelle Softwareeinkäufe. Die Preisbenchmark-Datenbank wurde jüngst um 40% erweitert und liefert jetzt zu den wichtigsten Softwarelieferanten add-hoc Analysen für den Kontext des Kunden. Zur Neukundengewinnung setzt License12 allerdings noch einen drauf: Bis Weihnachten soll der Zugriff auf den ‘QuickBenchmark®’, der Kurzfassung des License12®-Preisbenchmarks ohne volle Vertragsanalyse, für Interessenten kostenlos zugänglich sein. Was bedeutet dies?

Part of QuickBenchmark: Intuitive graphics

Kunden können den QuickBenchmark® produktiv gebührenfrei ausloten und die Arbeitsweise der License12 Benchmarks kennen lernen.
Sie können konkrete Angebotsdaten auf der Summenebene verproben und sich so vergewissern, ob noch Spielraum für weitergehende Verhandlungen besteht.
Sie können sich ein kostenloses Demokonto einrichten lassen, um anhand von ‘Spieldaten’ die erweiterte Funktionalität, insbesondere die Analysen des ContractCompass®, zu testen.

Der Zugang zum Benchmark ist denkbar einfach: Ein Button auf der Startseite von License12 erlaubt die Benchmark-Peerselektion und generiert nach Angabe der Adresse ein PDF mit allen wichtigen Information zum Kontext! Wertvolle Informationen liefert auch die Q&A-Seite zum QuickBenchmark®.

Dieser Software-Audit Verhaltenscodex gehört zu jedem Softwarekauf!

Peter Wesche October 7, 2014

Um der Willkür mancher Softwareanbieter Paroli zu bieten, hat die Clear Licensing Initiative ein Grundsatzpapier entworfen, dessen Originalversion bereits von Oracle Inc. als Zusatz zu den Vendor-eigenen Verfügungen akzeptiert wird.

Wir bieten hier die deutsche Version an:

Vorwort – Aktuelle Marktbeobachtungen

Viele Software-Hersteller entscheiden sich gegen die Durchführung von technologischen Kontrollen, durch die die Verwendung von nicht lizenzierter Software eingeschränkt würde – stattdessen bevorzugen sie einen Ansatz von Flexibilität und Offenheit, mit dem die Kunden eigenständig Kontrollen mit eigener Technologie zu entwickeln oder manuelle Kontrollen zu nutzen.

Historisch hinkt Software-Management stets zwei Schritte hinter Lizenz-Programmänderungen. Software-IP wird in der Regel schlecht von den Lieferanten beschriftet und Kunden erhalten keine ausreichenden Instrumente oder Anleitungen, um diese genau zu beurteilen und / oder proaktiv ihren Verbrauch zu verwalten. Es fehlt auch an Klarheit über Änderungen an Lizenzprogrammen.

In der Folge haben Kunden entweder unzureichende Kontrollen rund um den Einsatz und die Nutzung von Software aufgebaut oder waren mit Schwierigkeiten bei der Verwaltung ihrer Software-Audit-Funktionen konfrontiert.

Besonders beim Download von Software, bestätigen Kunden häufig die Vertragsbedingungen, die sie nicht verstehen, entweder durch bewusste Inkaufnahme von Restrisiko oder Unwissenheit.

Software-Hersteller haben die Möglichkeit, den Mangel an Klarheit über Software, Lizenzierung und Prüfungsrechte zu ihrem Vorteil während der Verkaufsprozesse, Vertragsverhandlungen oder anderen Punkten in einer vertraglichen Vereinbarung zu nutzen, was der Branche Unzufriedenheit und Misstrauen seiner Kunden beschert hat.

Einführung

Software-Hersteller auditieren ihre Kunden primär um zu prüfen, ob Software innerhalb der vereinbarten Bedingungen eingesetzt wird.

Dieser Verhaltenskodex definiert eine Reihe von akzeptablen Praktiken für das Verhalten bei solchen Prüfungen und Prüfungsarten. Er umfasst die Definition, den Umfang, die Einbindung von Dritten, die Vereinbarung von Zielen und Bewertung von Ergebnissen.

Leitsätze:

Softwarehersteller haben das Recht, ihr geistiges Eigentum zu schützen.
Softwarehersteller haben das Recht, Lizenzregeln in den Vereinbarungen und Verträgen mit ihren Kunden zu etablieren.
Software-Hersteller und Kunden haben sowohl eine Verantwortung und eine Verpflichtung, sich an die Klauseln in den Vereinbarungen und Verträgen zu halten.
Kunden haben das Recht, Prüfungsanforderungen, die nicht der Sicherung von Vertragspflichten oder des geistigen Eigentums dienen, zurückzuweisen.
Beide Parteien haben ein Anrecht auf Professionalität, absolute Transparenz, Klarheit und Offenheit im gesamten Auditprozess.

Auf den Punkt gebracht …
Für Kunden: Was Sie nicht unter Kontrolle haben, verwenden Sie nicht. Für Software-Hersteller: Verkaufen Sie keine Rechte, die man nicht mit alltäglichen Werkzeugen und Techniken verwalten kann.

Jede Audit-Aktivität sollte sich zu einer der in der folgenden Tabelle aufgeführten Audittypen zuordnen lassen:

Audittypen

Hinweise:

Freiwillige Prüfungen und Bewertungen werden fälschlicherweise oft als formale Audits bezeichnet.
Pre-Sales geführte Audits und freiwillige Bewertungen können wertvolle Erfahrungen für das Lizenzmanagement liefern. Sie dürfen jedoch nicht verwendet werden, um Druck von Vertriebsseits aufzubauen, z.B. indem drohende rechtliche Konsequenzen erwogen werden.

Prüfungsauftrag

Alle Prüfungsmitteilungen sollten durch einen formalen Kommunikationsprozess innerhalb einer Vereinbarung fixiert werden. Falls solche Verfahren nicht definiert sind, sollte das zuständige Lieferantenmanagement mit entsprechenden Eskalationsoptionen genutzt werden.

Erstprüfung Kommunikation sollte beinhalten:

Die Hauptanlaufstelle sowohl beim Vendor wie dem Kunden.
Art der Prüfung wie in der Tabelle oben erwähnt.
Gründe für die Prüfung einschließlich der Nachweise.
Vertrag, Vereinbarung oder eine andere eindeutige Kennung, unter denen die Prüfung aktiviert wird.
Prüfungsumfang in Bezug auf Produkte, Regionen, Unternehmen, Umgebungen, Gerätetypen usw.
Zieltermine für die Abschlussprüfung, die Ergebnissammlung und –veröffentlichung.
Schiedsverfahren im Falle von unüberbrückbaren Differenzen.
Eskalationswege sowohl innerhalb des Vendors und der Kundenorganisationen .

Vereinbarte Messkriterien

Der Vendor soll klar bezeichnen, was zur Feststellung folgender Sachverhalte erforderlich ist:

Nachweis der Installation für alle Titel in Betracht;
Nachweis der Berechtigung für alle Titel in Betracht; und
Änderungen an den vereinbarten Lizenzbedingungen zwischen dem Vendor und dem Kunden in den Nutzungsrechten, für die im Prüfungsumfang enthaltene Software.

Daten und Arbeiten mit Dritten

Dritte (In der Prüfung Beteiligte, aber weder Kunden noch Vendor) sollten vor dem Audit erklären, welche kommerzielle Interessen (entweder auf Kunden- oder Verkäuferseite) die Prüfungsarbeit begleiten.

Kommerzielle Interessen können sein:

Profitiert (direkt oder indirekt) aus dem Ergebnis;
Erhält Entschädigung für die durchgeführten Prüfungsarbeiten;
Unterhält Beziehungen oder kommerziellen Interessen außerhalb der Prüfungsarbeiten;
Wie, wann und zwischen welchen Parteien die für die Prüfung relevanten Daten gemeinsam genutzt werden.

Die Zusammenarbeit zwischen den Dritten, dem Vendor und dem Kunden, sowie der Datenaustausch als Teil des Audits ist auf den Umfang zu beschränken, der für die Prüfung des Sachverhalts erforderlich ist, und darf nicht für andere Zwecke verwendet werden. Dies gilt insbesondere, wenn der Dritte kann auch die externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft des Kunden ist.

Timing

Soweit nicht anders vereinbart, bestimmen beide Parteien einvernehmlich den Zeitpunkt, zu welchem der Audit beginnt.

Soweit der Audit externe Software benötigt, die vom Hersteller der Software oder ihrer nominiert dritten Partei verwendet werden sollen, so sind die hiermit begründeten Audit-Verfahren in einem zuvor vereinbarten zeitlichen Rahmen zur Erhebung der entsprechenden Daten durchzuführen.

Freiwilliger Self-Audit: Nach Kundenermessen
Vertraglicher Audit: Ankündigung minimum 60 Tage vor Beginn, sofern nichts anderes vereinbart ist.
Rechtlicher Audit: Nach der lokalen Gerichtsbarkeit

In jedem Fall sind alle Parteien sind sich einig, dass alle prüfungsbezogene Arbeit die produktiven Geschäftsprozesse des Kunden nicht beeinträchtigen wird.

Vor-Ort-Prüfungen und Betriebsinformationen

Ist ein Dritter mit der Durchführung des Audits im Auftrag des Softwareherstellers befasst, so wird er vorab den Kunden über die operativen Ablauf der Prüfung informieren. Dies umfasst (aber nicht ausschließlich):

Anordnung einer Client-Chaperon, welche die Wirtschaftsprüfer zu den Geschäftsräumen des Kunden begleiten;
Dauer der Prüfung vor Ort, soweit zulässig;
Zugriff auf Hardware-Systeme;
Zugriff auf Audit-Software-Installationen und Nutzung.

Alle Informationen, die im Rahmen der Audit-Durchführung erfasst oder als Ergebnis der Prüfung erstellt werden, unterliegen der Vertraulichkeit und können nicht an den Vendor, den Dritten oder den Kunden weitergeleitet werden, ohne dass alle Parteien ausdrücklich zustimmen. Dem Dritten ist die Weiterleitung von solchen Informationen an andere Teile der eigenen Organisation untersagt.

100% Offenlegung zwischen dem Softwarehersteller und dem Kunden ist wichtig, so dass beide Parteien verstehen, welche Daten verwendet werden, um die Ergebnisse der Prüfung abzuleiten. Auch wenn ein Dritter keine Vor-Ort-Datenerfassung im Auftrag eines Software-Hersteller tätigt, müssen abgeleitete Ergebnisse wie Datenerfassung dem Kunden kenntlich gemacht werden.

Prüfungsergebnisse

Prüfungsergebnisse / Abschluss / Empfehlungen

Der Software-Hersteller wird den Kunden mit einem vollständigen Satz der Erkenntnisse aus der Prüfung, einschließlich folgender Angaben aushändigen:

Alle bekannten Lizenzberechtigungen;
Alle installierte und im Einsatz befindliche Software;
Alle Lizenz-Positionen für alle Produkte;
Alle Ersatzlizenzberechtigungen, die nicht benötigt wurden, um Lizenz-Software zu installieren und / oder in Gebrauch zu nehmen;
Alle Defizite in Lizenzberechtigungen für installierte und / oder in Gebrauch genommene Software;
Alle Berechnungen von möglichen Lizenzgebühren für Defizite in Lizenzberechtigungen, darunter, wie solche Zahlen zustande gekomment. Saldierte Zahlen erfüllen diesen Zweck nicht, da sie für einen Vergleich zu bestehenden Marktpreise oder vorab vereinbarten Vertragspreise, die in Kraft sein könnten, aber in Vergessenheit geraten sind, untauglich sind.

Hinweis: Detaillierte Transparenz über Defizite kann auch helfen, den Kunden mit der Ursachenanalyse zur Vermeidung solcher Fälle zu unterstützen – so profitieren in der Zukunft alle Beteiligten.

Mediation

Sowohl die Software-Hersteller wie auch der Kunde behalten sich das Recht vor zu bestreiten, ob die Zahlen zutreffen. Soweit unterschiedliche Auffassungen nicht zwischen den Parteien gelöst werden, soll Rückgriff auf die Mediation mit dem CCL, einem Schiedsgericht mit einem Schiedsrichter der von beiden Seiten bestellt wurde, und / oder Gerichtsverfahren. Der Eskalationweg ist angezeigt im der Falle von Streitigkeiten über das Audit-Ergebnis und der fälligen Nachforderungen.

Der Abschlussprüfer / Vendor oder Dritte sollten Abweichungen, die wahrscheinlich Ursachen solcher Unterschiede sind und welche Schritte den Kunden aussehen könnte und Best Practices auf die sie verweisen können, um die gleichen Fragen noch einmal passiert in der Zukunft zu verhindern erklären. Prüfungsergebnisse und Empfehlungen sollten in einfachem Englisch mit minimalem technischen Jargon oder Lizenz geliefert werden, so dass die Schlüsselbotschaften verstanden und auf die vom Kunden über ihre Organisation gehandelt werden.

Oracle pool-of-funds Lizenzierung erfordert eine genaue Planung

Peter Wesche September 20, 2014

Seit Ende 2013 taucht es in Lizenzverhandlungen mit Oracle als neue Option auf: Das ‘Pool-of-funds’-Lizenzmodell. Es ergänzt bzw. modifiziert einige Eigenschaften des bisherigen ULA-Lizenzmodells, welches weiterhin ungeändert fortbesteht.

Geld sofort weg – Nutzung in 6-Monatsschritten

Was ist anders beim ‘pool-of-funds’?

Wie das Oracle ULA (unlimited licensing agreement), wird ein ‘pool-of-funds’-Lizenzvertrag für einen bestimmten Warenkorb von Lizenzprodukten auf Zeit geschlossen. Aber anstatt einer Wette auf den möglichen Preis pro Einheit wie beim ULA, liegt beim ‘pool-of-funds’-Modell dieser Lizenzpreis von vornherein fest. Ziel des Modells ist es vielmehr, dem Anwenderunternehmen während der Vertragslaufzeit flexible Abrufe auf den Warenkorb des Vertrags zu ermöglichen; so, wie es das Geschäft und der Projektverlauf erfordert. Wie beim ULA, wird der Vertragspreis für das gesamte Volumen zu Vertragsbeginn fällig; 22% Wartungsgebühren werden zu Anfang jeden Vertragsjahres erhoben.

Eine weiterer Unterschied besteht in der Vermessung: Während beim ULA kurz vor Ablauf die tatsächliche Inanspruchnahme der ‘unlimited’-Produkte nachgewiesen wird, erfolgt beim ‘pool-of-funds’ die Vermessung nach jeweils 6 Monaten. Als Statusmeldung werden dann nur die zusätzlich genutzten Lizenzprodukte für alle zu vermessenden Systeme an Oracle zur Fortschreibung der Inanspruchnahme des Budgets (=’pool balance’) zurückgemeldet. Die Folge ist eine zeitnahe Wandlung des aktuellen Poolwertes in dauerhafte Lizenzrechte. Ist das Budget erschöpft, muss das Anwenderunternehmen wieder regulär Lizenzen zukaufen. Spätestens 30 Tage nach Auslauf des Vertrags muss das Anwenderunternehmen die Rückmeldung aller zusätzlichen Lizenzierung der letzten 6 Monate erfolgt sein.

Was ändert ‘pool-of-funds’ in der Risikobewertung?

Das Modell ist eignet sich eher für unsichere Verwendungsprognosen und kleinere Volumina. Während der Oracle-Vertriebg das ULA erst ab einem Commitment von mehreren Millionen Euro Vertragsvolumen anbietet, ist ein ‘pool-of- funds’-Vertrag für kürzere und kleinere Verträge verhandelbar. Es ist auch denkbar, diejenigen Lizenzen aus dem ULA in einen ‘pool-of-funds’-Vertrag zu verlagern, deren Einsatzanteile eher ungewiss ist und die ULA-Auslastung nicht wahrscheinlich ist.
Typisch ist eine Laufzeit von 2 Jahren und ein Volumen von 1-3 Mio Euro. Er eignet sich für ein Forward-Buy, der überschaubar ist. Mit dem etwas geringeren Risiko einher geht allerdings auch ein geringerer Rabatt als im ULA-Fall. Letztlich ist auch hier jeder Vertrag mit dem spezifischen Hebel des Anwenderunternehmens zu optimieren.
Schwierig ist die Ermittlung eines fairen Preises pro Einheit: Muss dieser deutlich geringer ausfallen als beim sukzessiven Zukauf, stellt sich die Frage, wieweit der Rabatt unterhalb eines ULA liegen darf. Hierzu sind individuelle Kalkulationen erforderlich, wie sie von Doctor-License auf Basis von aktuellen Preisbenchmarks aufgestellt werden können.

Welche Risiken bestehen fort?

Prinzipiell ist auch für den pool-of-funds Vertrag eine genaue Planung erforderlich. Wichtig ist ein System zur zeitnahen Fortschreibung aller im pool befindlicher Lizenzprodukte. Die Interims-Nutzungskontrollen haben letztlich zur Folge, dass jede zusätzliche (Peak-) Nutzung zur Festschreibung der Lizenzen führt.
Alle Projekte sollten mit einer realistischen Einsatzwahrscheinlichkeit über den Vertragszeitraum versehen werden, um den Pool auch sicher voll nutzen zu können. Es ist in der Regel günstiger, schon vor dem Ende der Laufzeit zum Pool zukaufen zu müssen, anstatt das Budget nicht voll auszunutzen.

Optimieren Sie Ihre Softwarelizenzen im jährlichen Rhythmus

Peter Wesche September 3, 2014

Zur Verbesserung Ihres Lizenzmanagements sollten Sie ein jährlich wiederkehrendes Schema für Ihre Planung verwenden. Die folgende Grafik beschreibt die grundsätzlichen Beziehungen zwischen den zyklischen Aktivitäten und den Optimierungsthemen Ihrer Softwareinvestitionen:

Optimierungsmatrix

In der Wirklichkeit werden nicht alle zugeordneten Themen relevant, weil Sie sich immer auf eine spezifisches Problem Ihres Lizenzmanagements fokussieren werden. Jedoch ist es hilfreich, folgende drei Fragen zu stellen:

1) Kenn ich meine Lizenzen; weiß ich, wozu ich Anrechte habe?

2) Wie kaufe ich nach; habe ich dazu die beste Taktik und belastbare Benchmarks?

3) Wie werde ich die Software Compliance sicherstellen, kenne ich die zugrunde liegenden Regeln?

Improve your license control in a yearly cycle

Peter Wesche

For advanced control of your licensing, you should apply a cyclic schema that repeats every year and follows your own planning. Here, you see the principal relationship between tasks in software investment control and the detailed topics that you have to manage to stay optimized and compliant:

Optimization Cycles in Software License Management

In a real-world project situation, you will rarely address all topics when dealing with a specific challenge in your license control. But it helps when you think in three simple concepts:

1) Which are my licenses, do I know what I own?

2) How do I purchase new licenses, do I have access to best tactics and benchmarks?

3) How will I manage software compliance, do I know the licensing rules?

Used software license market gains traction

Peter Wesche May 23, 2014

This week, li-x was released in Beta to add one more source for acquisition and disposal of software licenses that have been ‘used’ before. The move was encouraged by recent verdicts of the European and German courts. Although a start-up, li-x has got a history by its parent company Preo Software AG and its founders Boris and Christoph Voege.

Currently, all experienced companies involved in used software license resale, namely Usedsoft, Susensoftware and 2ndSoft, are increasing their web presence and look for means to accomodate an easier transfer of licenses to ensure compliance with the existing legislation. For those who need to have solid transaction support now, the use of the existing sites is recommended.

Axel Susen, Owner of Susensoftware, is not only experienced reseller for used licenses, he is willing to fight at court for strict compliance with IP law!

Buyers are encouraged to review the maturity of processes offered along with the licenses themselves. Doctor-License has built a special competency around supporting the deals with respect to proper legal diligence. Read more in my recent blog.

Audit Statistiken richtig verstehen!

Peter Wesche May 15, 2014

Rangfolge der Vendoren nach Audit-Häufigkeit in 2013/14

In seiner letzten Untersuchung Survey-SLO-Key-Trends-Audits-Cost-Risk zur Audit-Praxis der Softwarevendoren der IDC werden eine Vielzahl von Survey-Ergebnissen geliefert, die die derzeitige Praxis der großen Vendoren aus Sicht der Anwenderunternehmen darstellen. Hierbei ist allerdings wichtig, die Fragen genau zu lesen, um nicht voreilige Schlüsse zu ziehen. Wir geben nachfolgend einige prominente Beispiele:

Audit true-up:
Hierunter fallen auch solche Zusatzgebühren für Lizenzen, die vereinbarungsgemäß durch Wachstum erhöht werden müssen, ob durch Audit oder durch eine vereinbarte Messung, die der Anwender selbst durchführt. Auch enthalten sind Gebührenerhöhungen, die das Anwenderunternehmen entsprechend vorgeplant hatte. Der tatächliche ‘Überaschungseffekt’ ist also geringer, als die True-up Zahlen suggerieren können.
Ranking der Vendoren nach Audit-Häufigkeit:
Auffallend niedrige Werte für einige Vendoren (z.B. Symantec, SAP) verleiten zu der Annahme, diese Vendoren wären nicht so erpicht auf Compliance-Kontrolle. In Wahrheit haben diese Unternehmen weitreichende Selbst-Vermessungstools bei ihren Kunden im Einsatz, aus denen sie regelmäßige Hinweise auf den Nutzungsumfang erhalten. Hier ist also die Frage, was wird als Audit empfunden.
Measurement method satisfaction:
Hier wird nicht differenziert, ob eher schlechte Qualität oder hoher Aufwand Ursache für eine niedrige Zufriedenheit bei der Nutzung von nicht-kommerziellen Verfahren ist. Außerdem gibt es einen großen Bereich, die auf diese Frage mit ‘neutral’ antworten, weshalb die Unsicherheit steigt, die Ursache nicht richtig zu greifen.
Out of compliance percent:
Naturgemäß ist die Beantwortung hier mit einem ‘defensiven’ Antwortverhalten zu betrachten, was bedeutet dass die Teilnehmer die Frage nach der Non-Compliance eher zu optimistisch sehen. Weil man nicht weiß, was man nicht weiß!

Abschließend sei erwähnt, das jeder gesponsorte Report mit Vorsicht zu genießen ist, wie die Marketing-Abbildung am Ende des ansonsten ordentlich aufgestellten Trends unterstreicht.

Rechtssicherheit und Lizenztranparenz aus einer Hand

Peter Wesche April 25, 2014

Wem ist die folgende Reflektion im Rahmen der Software-Nutzungsanalyse nicht wohlbekannt:

Lizenzmetrik verständlich?
Abzählbarkeit zumutbar?
Selbstaudit [mit Tools] möglich?

Dies alles sind Fragen, deren Antworten nicht nur auf der Analyse des Vendor-Lizenzmodells oder dem Lizenzverzeichnis, sondern auch auf dem IP-Recht, den AGBs und den aktuellen Stand der Rechtsprechung fußen. Bisher musste der Lizenzverantwortliche sich an zwei Quellen bedienen: an der Lizenzberatung und den IT-Rechtsexperten.

Wo sich Lizenztransparenz mit Rechtssicherheit verbindet!

Beratungspakete aus Lizenztransparenz und Rechtssicherheit für jede Lizenzmanagement-Phase

Jetzt arbeitet Doctor-License systematisch mit einem Netzwerk von IT-Fachanwälten und bietet innerhalb der Beratung auch die Behandlung der zugrunde liegenden Rechtsfragen über entsprechend qualitifzierte Fachanwälte. Diese nehmen ihr Mandat unabhängig wahr, profitieren aber gleichzeitig von den inhaltlichen Analysen und Aufbereitungen der Kunden-Lizenzverträge über License12. Diese Dienstleistung wird für folgende Fragestellungen als Kombination der jeweiligen Kompetenzen gebündelt:

Konsolidierung aller Lizenzen
Für die meisten Vendoren besteht eine Vorgeschichte von einzelnen Transaktionen. Doctor-License legt hier die Grundlage für ein unzweifelhaftes Resultat der Konsolidierung aller erworbenen Rechte durch das Scannen und Interpretieren aller zugehörigen Manifeste (Rahmenvertrag, Lizenzbestellung, Side-Letter, Vendor-Definitionen).
Etablierung optimaler Vertragsklauseln
Wir hören als Lizenzberater oft den Wunsch, Formulierungen für einzelne Klauseln vorzuschlagen. Dies ist das Metier des Rechtsexperten, das wir jetzt auch im Bündel mit anbieten können und das dem Lizenznehmer für zukünftige Transaktionen den Weg weist.
Audit-Vorbereitung
Schon in der Vorbereitung eines Software-Audits werden die Weichen für den Erfolg gestellt. Einerseits müssen technische Vorbereitungen und Bereinigungen von Altlasten erfolgen, andererseits soll die Vermessung nur soviel Vendor-Einsicht ermöglichen, wie es zur Wahrung seiner legitimen Interessen bedarf.
Behandlung von strittigen Audit-Ergebnissen
Liegt der Audit-Bericht bereits vor, so gilt es neben der Plausibilität auch die Grundlagen der Vergleichsdaten zu validieren. Falls der Vendor ohne Berechtigung neue Modelle einführt, können die Teilergebnisse wirksam in Frage gestellt werden.
Optimierung des Lizenzbestands
Die Optimierung sollte eine ständige Übung sein, kann aber häufig nur aus Vermessungsergebnissen heraus beurteilt und verfeinert werden. Doctor-License fokussiert durch die Nutzung von umfangreichen Benchmarkdaten hier besonders auf die kommerzielle Seite.

Das Besondere bei allen Paketen ist die verlässliche Vorkalkulation von Aufwand und Ergebnis, denn jede Teildienstleistung folgt einem definierten Leistungskatalog.

Good procurement templates, a moving target?

Peter Wesche February 7, 2014

Every once in a while I hear the question regarding the ‘most proven’ or ‘best practice’ for writing procurement RFPs or agreements. Unfortunately, there is no one-size-fits-all, and it can really get to you when trying to research what’s useful and what’s not.

The most effective way for improving your practice is to set the priorities first:

What’s your biggest process risk (or least control) when using software?
Who are your vendors with highest financial impact?

At the crossroad of these two aspects, you should evolve your effort for improvement: Search the web and respected blogs. On this one, you find my research papers in my archive on the right panel of this blog. One of my favorites is the paper on metrics: Eight Criteria for Evaluating Software License Metrics 2011

Once you have made some improvements, do not forget: As licensing is a moving target, you need to re-calibrate your templates regularly, review them at least once a year. Otherwise, the vendors will surprise you with new gotchas that you don’t want to pay for! If you like to be in a comfort zone, you may use License12 services for contract repository. It includes QA processes that can protect you from unexpected risk.

Managed Services öffnet License12.com für Beratermarkt

Peter Wesche January 23, 2014

Die Digitalisierungsservices von License12 stehen ab sofort dem Markt der Lizenzberater zur Verfügung. Damit folgt der Betreiber Falk-enrich GmbH aus der Kurpfalz den Nachfragen der Kunden, die den im Unternehmen eingeführten Fachleuten die Möglichkeit zur vollständigen Übernahme der Optimierungsaufgaben geben wollen. Im ‘Managed’-Modell wird der Lizenzberater zum Koordinator des firmenweiten Lizenzverzeichnisses, welches auf Basis der automatischen Analyse aus den Vertragsdokuemnten generiert werden kann. Auf diese Weise wird die Governance zur ständigen Aktualisierung der Lizenzbestände sicher gestellt.

Wertegenerierung

Seine wesentliche Aufgabe besteht in der Unterstützung der lokalen User bei der Qualifikation der Dokumente, bei der Qualitätsprüfung und bei der anschließenden Optimierung. Dabei können nun auch die Vermessungsprotokolle in License12 geführt werden. So kann der Lizenzberater die nötigen Hinweise geben, um über

Vertragswandlungen
Stilllegungen
Zukäufe
Konsolidierungen

die gewünschten Einspareffekte zu erzielen. In Einzelfällen konnten bis zu 31% der Lizenzkosten allein aufgrund der Vertragsbenchmarks in License12 erzielt werden.

Increase your discount at year end in your SAP negotiations

Peter Wesche November 18, 2013

Recent customer cases show that vendors are granting high discounts during the year-end rallye, but they also tweak terms that are to their own advantage. For customers, it is essential to carefully check proposals to avoid unpleasant surprises. It may not be intentional, but the complexity of rules make it easy for mistakes: Customer reported that in a recent offer the vendor more than doubled the list price to grant a 90% discount. The effective discount was only 77% which could be corrected after a simple call.

What does it mean for you?

End-of-year are hectic and workload becomes overwhelming especially when it gets close to the seasons break.

Use external advice to check what requires your attention. If you cannot engage directly, use web-based advice like License12. There, you only upload the proposal and get a complete validation and an optional benchmark that tells you exactly if you have achieved well. It saves time and money and shows your vendor that you understand licensing. Even when it gets complicated!

Why pay 16% more for software every year?

Peter Wesche November 5, 2013

After a new verdict in a case between SAP and susensoft in Hamburg, Germany, the applicability of selling or buying ‘used software’, as allowed earlier by a court ruling of the European High Court in 2012, have been re-confirmed. As the software efficiency reports 2011 for the US and the UK suggest, this will have an impact to user organizations that suffer from 16% shelfware every year. The remaining question is how to identify the right licenses and how to execute the adjustment with the vendors.

Now, Doctor-License is offering a tiered consulting approach to facilitate the execution of software re-use or retirement which is expressed in the following promotional offer:

ShelfwarePromo_DE

The English version will follow shortly.

Nach einem neuen Richterspruch zu einer Klage zwischen SAP und susensoft in Hamburg, Deutschland, ist die Anwendbarkeit von Gebrauchtsoftware für den An- und Verkauf erneut bestätigt worden, nachdem bereits die Entscheidung des Europäischen Gerichtshof in 2012 diese Möglichkeiten für dauerhafte Lizenzen gezeigt hatte. Nach den Software Efficiency Reports 2011 für die USA und UK wird dies alle Anwenderfirmen betreffen, die laut Report jährlich 16% ungenutze SOftware verzeichnen. Die offene Frage ist die richtigen Lizenzen für die Stilllegung auszuwählen und die notwendige vertragliche Anpassung mit dem Vendor zu erreichen.

Doctor-License bietet hierfür jetzt einen gestaffelten Beratungsansatz, um die Wiederverwendung oder Stilllegung zu erleichtern. Details finden sich in folgender Angebotsbeschreibung:

ShelfwarePromo_DE

Die englische Version folgt in Kürze.

Interessante Vorträge liefert aktuell susensoftware im Rahmen seiner Roadshow im November in Hamburg, Köln, Mannheim und München: Roadshow

Software business will only change if you change!

Peter Wesche October 4, 2013

With the advent of cloud computing, customers were expecting that new competition will change the attitude of vendors. This is largely not the case. Even the recent announcement of SAP to allow customers exchange shelfware against something more useful, shows not much change of attitude:

Allowances are treated like mercy by the vendor
Top discounts are taken away if customers try to execute on vendor promises
The lock-in dilemma is now spreading to cloud solutions as well
More cases of dispute are taken to court or threatened to do so

Therefore, the principle judgement of Peter Wesche during the 2009 German user group meeting remains unchanged and still represents an excellent summary of how you can prepare for better software investment management. See three parts of that speech: Guidance

You are ready for Software Investment Control!

Peter Wesche October 2, 2013

It has been a dream for years, now it is at hands: the automated workflow to establish full control of your software licensing!

What does it take?

License12 and a converter-certified SAM-tool to ensure 100% synchronization between contractual and discovery evidence.

Also see earlier post: One-Stop-SAM