Oracle-Java: Neue Jagd auf IT-Budgets

Peter Wesche February 9, 2023

Seit kurzem wabert ein neuer Schrecken durch die IT-Abteilungen. Denn eine simple Änderung der Lizenzmetrik in Oracle’s Globaler Preisliste für Oracle Java bringt IT-Controller, CIOs und sogar CFOs ins Schwitzen:

Monster Vectors by Vecteezy

Bin ich betroffen, wie kann ich das herausfinden??

Was ist passiert?
Am 23.01.2023 veröffentlicht Oracle seine neue Preisliste für die Lizenzierung für Java SE (Standard Edition). Na und?
Genaues Lesen offenbart: Es gibt eine neue Metrik mit dem sperrigen Namen ‘Employee for Java SE Universal Subscription’, welche die bisher vertrauten Optionen ‘NUP’ (named user plus) und ‘Processor’ ersatzlos ablöst. Die neue Metrik entfernt sich von der Grundlage einer ordentlichen IP-Lizenzierung auf Basis ‘Nutzung’ und ersetzt diese durch eine Unternehmenslizenz, mit der jeder auf jedem beliebigen Gerät Java SE nutzen darf.

Der Pferdefuß: in den meisten Unternehmen ist die Anzahl der tatsächlichen Nutzer erheblich kleiner als die Anzahl der Menschen im Unternehmen. Und wäre es nicht genug, so erweitert Oracle’s Definition der Employee for für Java SE Universal Subscription diese Anzahl auch noch um viele weitere Individuen fremder Unternehmen, wenn sie auch nur in geringem Umfang am Geschäft des Unternehmens teilhaben: gemeint sind ‘alle Vollzeitbeschäftigten, Teilzeitbeschäftigten und Mitarbeiter von Partnern, Vertretern, Auftragnehmern, Outsourcern und Beratern, die die internen Geschäftsabläufe unterstützen.’

Der Ausweg: Es gibt bestimmte Java-Versionen, für die Oracle zum jeweiligen Zeitpunkt keine Lizenzgebühren erhebt. Für solche Versionen ist die Metrik unerheblich, da gebührenfrei!

Wer ist (relativ) sicher??

Nur Unternehmen, die über eine aktive Subskription unter alter Metrik verfügen, sollen laut Oracle ‘Q&A-Statements’ darauf vertrauen können, im bisherigen user/processor-Modus weiter lizenzieren zu dürfen. Eine solche ‘Policy’ stellt jedoch keinen Rechtsanspruch auf Dauer her und kann jederzeit geändert werden.

Was passiert mit dem Gros der Anwenderunternehmen, die über eine solche Subskription nicht verfügen?

Diese müssen, wenn sie eine teure Unternehmenslizenz meiden wollen, schleunigst auf eine gebührenfreie Java-Edition migrieren, und zwar bis auf das letzte Device. Und zwar bevor Oracle die Gelegenheit hat, das Gegenteil zu beweisen.

Das Problem liegt in Detail!

Denn erstens ist die vollständige Entdeckung von lizenzpflichtigen Versionen in der Infrastruktur nur mit sehr leistungsfähigen Werkzeugen möglich, und zweitens ist die technische Migration auf eine gebührenfreie Version ohne Tests und Anpassung des Quellcodes nicht möglich. Solche Tests und ggfs. nötige Anpassungen kosten jedoch Zeit und Geld.

Fazit

Oracle’s neue Bestimmungen setzen Unternehmen reihenweise unter Druck. IT-Abteilungen müssen Gewissheit schaffen, damit die CFOs Ihre Budgets auf sicheren Annahmen weiter fortschreiben können. Sollte eine Audit-Ankündigung von Oracle das Unternehmen erreichen, sind die Bereinigungen zu forcieren und alle Auditversuche mit guten Argumenten abzuwehren. Wohl dem, der dann die geeigneten Fachleute an der Hand hat. Aus Sicht des Projektmanagements, der technischen Sachverhaltsanalyse und der rechtlichen Begleitung.

Oracle pool-of-funds Lizenzierung erfordert eine genaue Planung

Peter Wesche September 20, 2014

Seit Ende 2013 taucht es in Lizenzverhandlungen mit Oracle als neue Option auf: Das ‘Pool-of-funds’-Lizenzmodell. Es ergänzt bzw. modifiziert einige Eigenschaften des bisherigen ULA-Lizenzmodells, welches weiterhin ungeändert fortbesteht.

Geld sofort weg – Nutzung in 6-Monatsschritten

Was ist anders beim ‘pool-of-funds’?

Wie das Oracle ULA (unlimited licensing agreement), wird ein ‘pool-of-funds’-Lizenzvertrag für einen bestimmten Warenkorb von Lizenzprodukten auf Zeit geschlossen. Aber anstatt einer Wette auf den möglichen Preis pro Einheit wie beim ULA, liegt beim ‘pool-of-funds’-Modell dieser Lizenzpreis von vornherein fest. Ziel des Modells ist es vielmehr, dem Anwenderunternehmen während der Vertragslaufzeit flexible Abrufe auf den Warenkorb des Vertrags zu ermöglichen; so, wie es das Geschäft und der Projektverlauf erfordert. Wie beim ULA, wird der Vertragspreis für das gesamte Volumen zu Vertragsbeginn fällig; 22% Wartungsgebühren werden zu Anfang jeden Vertragsjahres erhoben.

Eine weiterer Unterschied besteht in der Vermessung: Während beim ULA kurz vor Ablauf die tatsächliche Inanspruchnahme der ‘unlimited’-Produkte nachgewiesen wird, erfolgt beim ‘pool-of-funds’ die Vermessung nach jeweils 6 Monaten. Als Statusmeldung werden dann nur die zusätzlich genutzten Lizenzprodukte für alle zu vermessenden Systeme an Oracle zur Fortschreibung der Inanspruchnahme des Budgets (=’pool balance’) zurückgemeldet. Die Folge ist eine zeitnahe Wandlung des aktuellen Poolwertes in dauerhafte Lizenzrechte. Ist das Budget erschöpft, muss das Anwenderunternehmen wieder regulär Lizenzen zukaufen. Spätestens 30 Tage nach Auslauf des Vertrags muss das Anwenderunternehmen die Rückmeldung aller zusätzlichen Lizenzierung der letzten 6 Monate erfolgt sein.

Was ändert ‘pool-of-funds’ in der Risikobewertung?

Das Modell ist eignet sich eher für unsichere Verwendungsprognosen und kleinere Volumina. Während der Oracle-Vertriebg das ULA erst ab einem Commitment von mehreren Millionen Euro Vertragsvolumen anbietet, ist ein ‘pool-of- funds’-Vertrag für kürzere und kleinere Verträge verhandelbar. Es ist auch denkbar, diejenigen Lizenzen aus dem ULA in einen ‘pool-of-funds’-Vertrag zu verlagern, deren Einsatzanteile eher ungewiss ist und die ULA-Auslastung nicht wahrscheinlich ist.
Typisch ist eine Laufzeit von 2 Jahren und ein Volumen von 1-3 Mio Euro. Er eignet sich für ein Forward-Buy, der überschaubar ist. Mit dem etwas geringeren Risiko einher geht allerdings auch ein geringerer Rabatt als im ULA-Fall. Letztlich ist auch hier jeder Vertrag mit dem spezifischen Hebel des Anwenderunternehmens zu optimieren.
Schwierig ist die Ermittlung eines fairen Preises pro Einheit: Muss dieser deutlich geringer ausfallen als beim sukzessiven Zukauf, stellt sich die Frage, wieweit der Rabatt unterhalb eines ULA liegen darf. Hierzu sind individuelle Kalkulationen erforderlich, wie sie von Doctor-License auf Basis von aktuellen Preisbenchmarks aufgestellt werden können.

Welche Risiken bestehen fort?

Prinzipiell ist auch für den pool-of-funds Vertrag eine genaue Planung erforderlich. Wichtig ist ein System zur zeitnahen Fortschreibung aller im pool befindlicher Lizenzprodukte. Die Interims-Nutzungskontrollen haben letztlich zur Folge, dass jede zusätzliche (Peak-) Nutzung zur Festschreibung der Lizenzen führt.
Alle Projekte sollten mit einer realistischen Einsatzwahrscheinlichkeit über den Vertragszeitraum versehen werden, um den Pool auch sicher voll nutzen zu können. Es ist in der Regel günstiger, schon vor dem Ende der Laufzeit zum Pool zukaufen zu müssen, anstatt das Budget nicht voll auszunutzen.

Audit Statistiken richtig verstehen!

Peter Wesche May 15, 2014

Rangfolge der Vendoren nach Audit-Häufigkeit in 2013/14

In seiner letzten Untersuchung Survey-SLO-Key-Trends-Audits-Cost-Risk zur Audit-Praxis der Softwarevendoren der IDC werden eine Vielzahl von Survey-Ergebnissen geliefert, die die derzeitige Praxis der großen Vendoren aus Sicht der Anwenderunternehmen darstellen. Hierbei ist allerdings wichtig, die Fragen genau zu lesen, um nicht voreilige Schlüsse zu ziehen. Wir geben nachfolgend einige prominente Beispiele:

Audit true-up:
Hierunter fallen auch solche Zusatzgebühren für Lizenzen, die vereinbarungsgemäß durch Wachstum erhöht werden müssen, ob durch Audit oder durch eine vereinbarte Messung, die der Anwender selbst durchführt. Auch enthalten sind Gebührenerhöhungen, die das Anwenderunternehmen entsprechend vorgeplant hatte. Der tatächliche ‘Überaschungseffekt’ ist also geringer, als die True-up Zahlen suggerieren können.
Ranking der Vendoren nach Audit-Häufigkeit:
Auffallend niedrige Werte für einige Vendoren (z.B. Symantec, SAP) verleiten zu der Annahme, diese Vendoren wären nicht so erpicht auf Compliance-Kontrolle. In Wahrheit haben diese Unternehmen weitreichende Selbst-Vermessungstools bei ihren Kunden im Einsatz, aus denen sie regelmäßige Hinweise auf den Nutzungsumfang erhalten. Hier ist also die Frage, was wird als Audit empfunden.
Measurement method satisfaction:
Hier wird nicht differenziert, ob eher schlechte Qualität oder hoher Aufwand Ursache für eine niedrige Zufriedenheit bei der Nutzung von nicht-kommerziellen Verfahren ist. Außerdem gibt es einen großen Bereich, die auf diese Frage mit ‘neutral’ antworten, weshalb die Unsicherheit steigt, die Ursache nicht richtig zu greifen.
Out of compliance percent:
Naturgemäß ist die Beantwortung hier mit einem ‘defensiven’ Antwortverhalten zu betrachten, was bedeutet dass die Teilnehmer die Frage nach der Non-Compliance eher zu optimistisch sehen. Weil man nicht weiß, was man nicht weiß!

Abschließend sei erwähnt, das jeder gesponsorte Report mit Vorsicht zu genießen ist, wie die Marketing-Abbildung am Ende des ansonsten ordentlich aufgestellten Trends unterstreicht.

Managed Services öffnet License12.com für Beratermarkt

Peter Wesche January 23, 2014

Die Digitalisierungsservices von License12 stehen ab sofort dem Markt der Lizenzberater zur Verfügung. Damit folgt der Betreiber Falk-enrich GmbH aus der Kurpfalz den Nachfragen der Kunden, die den im Unternehmen eingeführten Fachleuten die Möglichkeit zur vollständigen Übernahme der Optimierungsaufgaben geben wollen. Im ‘Managed’-Modell wird der Lizenzberater zum Koordinator des firmenweiten Lizenzverzeichnisses, welches auf Basis der automatischen Analyse aus den Vertragsdokuemnten generiert werden kann. Auf diese Weise wird die Governance zur ständigen Aktualisierung der Lizenzbestände sicher gestellt.

Wertegenerierung

Seine wesentliche Aufgabe besteht in der Unterstützung der lokalen User bei der Qualifikation der Dokumente, bei der Qualitätsprüfung und bei der anschließenden Optimierung. Dabei können nun auch die Vermessungsprotokolle in License12 geführt werden. So kann der Lizenzberater die nötigen Hinweise geben, um über

Vertragswandlungen
Stilllegungen
Zukäufe
Konsolidierungen

die gewünschten Einspareffekte zu erzielen. In Einzelfällen konnten bis zu 31% der Lizenzkosten allein aufgrund der Vertragsbenchmarks in License12 erzielt werden.

Software Procurement Automation on the Rise

Peter Wesche April 30, 2013

As discussed during the IAITAM convention in Houston this month, SAM professionals and procurement managers are looking for a higher degree of automation, mainly to facilitate data collection and the workflow-driven use of SAM tools. The former, snapshot-like approach of SAM programs is outdated and more realtime thinking has come to the audience.

One of the first tools manages the upstream of SAM: License12 provides the automated conversion of software procurement documents to capture all data with a one-day cycle and populate the customers’ exclusive ContractSafe, a repository for the associated license entitlements. It can now process all vendors of packaged software, compared to the earlier version that was focused only on the ‘Big Four’, IBM, Microsoft, Oracla and SAP. It also addresses the cloud and subscription model and is a viable foundation for all downstream SAM tools.

Another notion from the convention was the focus on high value items. In that respect, hardware assets are viewed as commodities that might not require the same effort and cost for management.

Während der IAITAM-Konferenz in Houston wurde in diesem Monat diskutiert, wie SAM Fachleute und Einkäufer zu einem höheren Grad an Automatisierung gelangenen, vor allem, um die Datenerfassung und die workflow-gesteuerte Nutzung von SAM-Tools zu erleichtern. De bisherige, Snapshot-orientierte Ansatz der SAM-Programme ist veraltet und mehr Echtzeit-Denken greift beim Publikum Raum.

Eines der ersten Werkzeuge verwaltet die stromaufwärts von SAM: License12 bietet die automatisierte Umwandlung von Software-Beschaffungsdokumenten, indem alle Daten innerhalb eines Arbeitstags extrahiert und in den ContractSafe des Kunden, einem Repository für die zugehörigen Lizenzberechtigungen, übertragen werden. Nun können alle Anbieter von Softwarepaketen verarbeitet werden, im Vergleich zu der früheren Version, die nur auf die ‘Big Four’, IBM, Microsoft, SAP und Oracle fokussiert wurde. Der Internet-Service ist im Abo-Modell verfügbar und bietet eine tragfähige Grundlage für alle nachgeschalteten SAM-Tools.

Eine weiterer Denkimpuls der Konferenz bestand in der Fokussierung auf die großen Investitionen in Software-Lizenzen. Damit verglichen erscheinen Hardware-Assets wie Rohstoffe, für die ein gleicher Aufwand für die Verwaltung nicht angemessen erscheint.

What to do when SAM gets under financial pressure?

Peter Wesche March 10, 2013

An effective SAM program should provide you with two essential deliverables:

A reliable methodology of usage discovery for the relevant vendors
An undisputable statement of compliance

When you need to cut cost, IT directors tend to first cut programs that are internal and do not directly effect the business. Like in a recession, or due to the current US sequester, SAM might get to the short list of cost cutting. The unfortunate thing is that during such times vendors also get hits to their revenue targets that will remind them of driving sales from audits.

So, what to do then?

Depending on the state of your SAM project, you need to look for options of automating or outsourcing the SAM job. If you do nothing, you might end up with a charge as described in the latest blog of The ITAM Review: IT Asset Manager Fired for License Shortfall
Here are the steps to automate your SAM deliverables:

Digitalize your contracts to get a consolidation of all license entitlements
Use existing field mapping to map your discovery tools’ software IDs with the license products names from the downloaded inventory
Report the discrepancies and fix the causes where applicable

All that is supported by the cloud service License12. You can check out the workflows on their Youtube channel.

One-Stop-SAM the new enigma!

Peter Wesche February 13, 2013

Dreams are coming true, according to the latest press coverage on License12, the new portal for licensing agreements optimization. The idea, called one-stop-SAM, brings process automation to the nasty areas that used to create headaches: Software-Compliance.

According to the note, the process of license administration is automated by capturing all relevant details by scanning the vendor’s original contract and converting the data to a full-fledge database shaped for advanced analytics. As part of the services, License12 claims to forward the contract data with the correct identifiers (SWIDs) needed by the discovery. If the subsequent SAM tool can process workflow triggers, it can invoke a compliance check and indicate to IT management that the latest negotiations are targeting the right licensing levels. As this integration comes ‘almost’ real-time, intermediate changes are easy to capture. SAM tools equipped with features of licensing optimizations (SLOs) might even propose contextual optimization which can further be used to refine the targeted bill-of-material.

Hard to awake from such nice dreams. Check out, if they are real!

How react in ITAM with more cloud solutions gaining traction?

Peter Wesche January 25, 2013

Cloud solutions differ in some ITAM-relevant issues from on-premise software:

By the nature of contracting cloud, you pay a regular fee for the accessibility of a solution
The metrics are less complicated and can be verified without much ado
Associated SLAs are often immature and need to be reviewed and managed carefully
Hidden issues are interface efforts, data recovery and transfer format, as well as future cost

Because the solutions rarely have a footprint within your court of assets, you do not require local discovery. User access is granted by the service provider and controlled within their system management. Therefore, you don’t have audits to deal with, but you should be aware about automated fees increase in case users register unplanned, if the contract allows for the same. When systems are accessed using a unique log-on-URL, you may have to set up an administration to control the access authorization via the webmaster or firewall settings.

For automation of license management, you need to check how your cloud contracts are treated in the respective interface to the buying side. Cloud solutions regularly do not provide perpetual rights to the software usage and you need more control of deadlines for renewals and other allowances.

More general consideration that may help you discover realted issues are found in the following publication by Gartner:

Five Trends that will affect your Cloud Computing Strategy

New approaches to software licensing savings: Whitepaper

Peter Wesche January 8, 2013

You might be looking for a comprehensive collection of best practice related to licensing optimization. After searching the market myself, I have decided to add a Whitepaper called

What you should know about software licenses … but didn’t realize until today.

Yes, it is about discovering the bumps in the road to optimal licensing. And for the first time, we start right at the beginning, at the license procurement negotiation. Because it is the origin of all troubles later …

Available both in German and English:

WhitePaper_DE

WhitePaper_EN

How to assess your SAM efforts?

Peter Wesche August 25, 2012

Recently, there is continuous debate among CIOs which standards to follow when it comes to implementing an ITAM program for software. The range of approaches, variety of standards and the ability to sustain the final set of tools is puzzling. From a pure perspective of optimal effectiveness, CIOs would prefer to only invest in best procurement methodology (to reduce new transaction cost), maintenance reduction (to reduce recurring cost) and compliance assurance (to reduce unexpected cost), with reasonable ROIs in each of these disciplines.

We have developed an action model that can help clarify the own priorities and ability of optimizing within the own portfolio of software solutions. Feel free to map your environment to the model and give us comments, as you do!